UPAYA MENJADI RUMAH SAKIT BERLAYANAN PRIMA

Agar dapat memeberikan layanan dan kualitas lebih menjaga keamanan pasien,Eka Hospital sejak awal berdiri langsung melengkapi diri dengan Sistem Informasi untuk  Rumah Sakit yang terintegrasi.Bagaimana penerapannya dan apa manfaatnya ?

A.Mohammad B.S.

Mengelola Rumah sakit (RS) bukan sekedar mengurus staf medis dan pasiennya.Kompleksitas bisnisnya tak kalah di bandingkan bisnis di bidang lain.Bahkan mungkin lebih kompleks karena terkait keselamatan jiwasang pasien,serta aspek etika dan morel yang menyertainya.Maka pemimpin RS yang berpikiran maju akan mengelola bisnis nya secara sistematis,terutama dengan pemanfaatan Sistem Informasi untuk RS (Hospital Information System/HIS).

Salah satu contohnya adalah Eka Hospital.Menurut penjelasan Hasan Widjaja,direktur operasional Eka Hospital,ketika mulai beroperasi pada agustus 2008,kedua rumah sakit Eka Hospital di kawasan Bumi Serpong Damai,Tangerang,Banten,dan JL.Soekarno-Hatta,Pekanbaru,Riau sudah mengadopsi praktik e-health dengan mengimplementasikan HIS secara terintegrasi.Dikatakan Hasan,sebelum beroperasi pihaknya mempersiapkan TI pendukungnya,dengan melakukan benchmarking dan pencarian solusi yang tepat.HIS yang di implementasikan Eka Hospital diperoleh dari vendor bernama Novantara dari Singapura.Dalam waktu setahun,sistem tersebut sudah go live.

HIS sebenarnya bukanlah solusi yang sifatnya menyeluruh dari back-end ke front-end seperti halnya solusi ENTERPRISE RESOURCE PLANING(ERP) yang biasa digunakan perusahhan non rumah sakit.Pasalnya,masih ada sejumlah aplikasi lain,seperti Laboratory Information System(LIS),Radiologi Information System(RIS),dan Picture Archiving Communication System(PACS)termasuk sistem back-end(mencakup finance,material management untuk purchasing,dan HR),menggunakan SAP.Kendati begitu,berbagai aplikasi tersebut sudah saling terhubung(terintegrasi),dengan menggunakan interface.

Hasan mengatakan,secara garis besar HIS mencakup tiga aplikasi besar.Pertama,Layanan Administrasi (frontline services)yang mencakup pendaftaran,kasir,perjanjian dan sebagainya.Kedua,Layanan Medis (Clinical Services)yang mencakup order obat,order lab,rekam medis,dan sebagainya.Ketiga,Reporting,berupa hasil kegiatan-kegiatan tersebut.”Umumnya,HIS yang sudah berjalan di rumah sakit-rumah sakit yang ada di Indonesia hanya mencakup aplikasi administrasi dan reporting.Sedangkan di Eka Hospital sudah mencakup semuanya.Hasil medical record pun dapat diketahui sevara online dan real-time”ujar Hasan dengan bangga.

Dengan menerapkan sistem informasi manajemen rumah sakit tersebut,alur kerja di Eka Hospital dikalimnya lebih efisien dan teratur secara sistematis.Dan,pastinya,mengurangi penggunaan kertas.Jangan heran di Eka Hospital tidak akan di jumpai petugas rekam medis yang biasa nya pagi-pagi,sebelum poliklinik buka,membawa kereta doring berisikan rekam medis,yang akan di serahkan ke poli klinik tersebut.” Di Eka Hospital,semua rekam medis pasien sudah ada di sistem.Sudah Computerized.Dokter akan melakukan diagnosis dan sebagainya secara elektronik,”kata Hasan.

Jadi,ketika seorang pasien akan berobat ke Eka Hospital,ia membuat janji melalui telepon,Blackberry Messenger,atau website.Pasien lama hanya perlu rekonfirmasi,karena datanya sudah tercatat.Ketika mendaftar,pasien mesti mengisi data dan menyerahkan fotokopi identitas (KTP).Nantinya,data tersebut akan langsung masuk ke aplikasi appointment,lalu dikirim ke Nurse Station yang akan mengeluarkan nomor urutan antrean bagi pasien.Bagi pasien rawat jalan,mereka bisa mengetahui siapa dokternya dan apakah sang dokter sudah hadir atau belum,cukup di ruang pendaftaran depan.

Data dari aplikasi appointment itu juga langsung terhubung ke aplikasi dokter,sehingga dokter bisa tahu siapa saja pasiennya.Jika pasien tersebut pernah berobat ke Eka Hospital,ada riwayt kesehatan yang akan di baca dulu oleh dokternya.

Keluhan pasien,penyait,hingga obat yang akan di berikan,semua nya di input dokter ke dalam sistem-tidak lagi di tulis di secarik kertas.Jika pasien tersebut memerlukan pemeriksaan lab atau radiologi,dokter langsung meng entry data labdan radiologi di sistem.Dengan begitu ketika pasien dating ke unit lab atau radiologi,tidak perlu lagi membawa kertas hasil pemriksaan dokter.Sebab disana sudah ada data apa saja yang mesti di periksa,misalny MRI Dan CTscan.Setelah di periksa dokter pun bisa melihat hasil nya di sistem.Hasil itu langsung terhubung pula ke sistem pembayaran,”kata Hasan.Jadi,begitu pasien membayar,data nya terkirim ke sistem back end untuk dip roses di aplikasi keuangan.

Menurut Hasan,reka data pasien yang menggunakan electronic medical record (EMR) yang diterapkan di Eka hospital itu tentunya diharapkan dapat mengganggu kesalahan manusia (human errors)dalam pelayanan kepada pasien(patient safety).di samping itu memungkinkan pula pemberian layanan kesehatan yang lebih cepat.EMR berisikan database pasien dan sistem order elektronik(elektronik ordering system)yang tersentralisasi lewat EMR bisa diketahui bagaimana kondisi drug interaction jika seorang pasien Eka Hospital misalnya alergi pada parasetamol dan suatu saat datang berobat bertemu dokter yang berbeda yang lalu memberikan parasetamol,system akan secara otomatis memberikan drug alert bahwa pasien ini alergi dengan parasetamol.

Bila tanpa EMR mungkin saja dokter memberikan resep yang tak terbaca dengan baik oleh pihak farmasi atau apotek.Dengan EMR,pihak farmasi tidak perlu membaca lagi dan lebih mudah menginterpretasikan resep yang di ketik berikut takaran obat yang di minta dokter.

Tak hanya itu,mengingat ke dua rumah sakit Eka Hospital sudah terhubung secara online,transfer rekam medis pasien antar cabang RS ini dapat di lakukan secara online dan real time.Misalnnya orang yang pernah menjadi pasien Eka Hospital Pekanbaru sedangkan berkunjung ke Jakarta,dan kebetulan sakit,lalu datang ke Eka Hospital BSD,maka ia tidak perlu membawa berbagai catatan untuk di berikan kepada dokter.Sebab data rekam medis nya dapat di lihat di Eka Hospital BSD.

Sebagai layanan tambahan saat ini Eka Hospital juga memiliki layanan e-Medical Consult atau layanan medicine,bekerja sama dengan mayo klinik,Amerika Serikat.Selain itu,Eka Hospital juga mengembangkan pusat layanan terpadu (center of excellent).Tak mengherankan hanya dalam waktu 2 tahun  beroperasi persisnya 11 Desember 2010,Eka Hospital BSD mendapatkan akreditas Internasional yang di terbitkan oleh Joint Commission International,sebagai badan resmi dunia untuk standarisasi rumah sakii International kendati begitu di akui Hasan proses penerapan HIS tak segampang membalikan telapak tangan.Kesulitan pertama ketika memperkenalkan solusi tersebut kepada para dokter.Jadi,tantangan nya dalam hal change management bagaimana mengubah kultur kerja dokter yang terbiaa berbasis kertas menjadi terbiasa mengetik di computer.Yang sulit adalah membuat para dokter menggunakan computer.Karena,bagi mereka lebih mudah dan praktis menulis di kertas terutama,meraka yang berasal dari rumah sakit lain,yang sebelumnya biasa bekerja secara manual,”ungkapan nya secara tersenyum.

Secara keseluruhan jumlah dokter di Eka Hospital sekitar 200 orang (termasuk dokter spesialis).dari jumlah itu 80 % merupakan dokter full time atau dokter yang hanya bekerja di Eka Hospital.Ada pun sisa nya merupakan dokter separuh waktu,yang juga bekerja di rumah sakit lain.

Sejak awal rekrutmen,para dokter ini sebenarnya sudah di minta menggunakan computer.Namun tentu saja tidak semua dokter dapat langsung klop dengan sistem baru tersebut apalagi dokter-dokter enior atau (sepuh) yang namun umumnya kurang dekat dengan teknologi”ini bukan masalah penolakan,tapi lebih pada kebiasaan,”ungkapan Hasan.Ia menceritakan ada nya dokter yang bilang,”saya kalau ngetik lho,sebab selama ini tidak pernah pakai computer”ujar Hasan menirukan.Lalu seperti apa solusi nya ?

Menurutnya,pihak nya yang tidak bisa memaksa.”Kami tidak bisa bilang kepada dokter,”dok,ini kami pnya satu sistem baru.Dokter harus pakai ya nanti kami ajarkan,”ungkap nya.Pihak yang lebih milih bagaimana merangkul dan menjadikan mereka sebagai mitra dengan menunjukan bahwa sistem ini bermanfaat dan sangat membantu pekerjaan mereka.

Sebelum praktek terlebih dahulu kepada dokter ini memberikan pelatihan dan pendampingan tentang cara penggunaan sistem EMR.Tak hanya itu berdasarkan masukan dari para dokter,TI Eka Hospital pun memfasilitasi mereka agar lebih mudah dan cepat dalam bekerja.Misalnya,dengan membuat berbagai template,yang tinggal diisi.

Kedepan,beberapa rencana pengembangan TI yang dilakukan di Eka Hospital pada dasarnya lebih pada peningkatan kulitas layanan kepada pasien.Misi nya adalah bagaimana meningkatkan customer services dan medical outcome yang berkualitas”ujar Hasan.